Работая в сфере Event-индустрии более 6 лет, и как следствие, имея огромный опыт, хотелось бы вскрыть самую сущность данной деятельности, с тем, чтобы потенциальные заказчики event-услуг знали, с чем им придется столкнуться, сколько это стоит и как различать степень компетентности организаторов.
Не вдаваясь в долгие преамбулы, мы будем говорим о реальности, а не о том, как оно должно быть в идеале. Реальность же такова, что услуги по организации мероприятий у нас в обществе предоставляют бесчисленное множество структур и отдельных лиц, большая часть из которых - дилетанты, так как не понимают самую суть организационных вопросов. И первая Ваша задача определить своего event-менеджера.
Структура данной сферы проста. Существует event-ресурс: ведущие, артисты, шоу-программы, фотографы, декорации, звук, свет и многие другие элементы, необходимые для создания мероприятий. Существуют Event-менеджеры или организаторы – которые, отталкиваясь от заказа, собирают event-ресурс в единый «микс». И в конечном счете получается event-продукт, который потребляет заказчик. Event-менеджером в данном случаи может быть кто угодно, лишь бы он был профессионалом в данной сфере.
Понимая структуру event-индустрии, легко догадаться какие функции выполняет event-агентство!
1. В первую очередь event-менеджер должен понять чего хочет заказчик на самом деле.
2. Далее он должен оценить ситуацию и дать необходимую консультацию, с тем, чтобы заказчик лучше смог определиться со своими потребностями. Обычно, будучи новичками в потреблении какого-либо продукта, люди сами не знают чего хотят, и начинают стреляют из пушки по воробьям. В итоге деньги потрачены, а удовлетворения нет – на что event-менеджер обычно отвечает «…но Вы же сами так хотели…». Это проблема исполнителя! Немаловажной функцией event-менеджера является научить заказчика, что именно ему нужно для удовлетворения его специфической потребности.
3. Следующим пунктом event-менеджер мобилизирует все свои творческие способности и связи на рынке event-ресурса и готовит «микс» (специфический event-продукт) для своего заказчика, определяя его ценовую политику.
4. После одобрения заказчиком данного продукта, исполнитель должен выдержать обязательства по его реализации. Бывает такое, что исполнитель просто не в состоянии реализовать задекларированное. Именно здесь в живую и проверяется компетентность Event-агентства (к сожалению иногда поздно).
Еще одна особенность данной сферы в том, что нет объективных критериев оценки event-продукта – «что русскому благо, немцу смерь». Поэтому главной способностью event-менеджера считается умение оценить потребность конкретной целевой аудитории и создать то неповторимое, что им понравится.
И так, что должно уметь Event-агентство:
1. Определять потребности заказчика
2. Иметь доступ к необходимому event-ресурсу
3. Создавать event-продукт
4. Администрировать мероприятие
Хорошо, если Ваш event-агент умеет все выше перечисленное на отлично и грош ему цена, если хоть какой-то пункт хромает, так как под удар ставиться все мероприятие в целом.
На нашем рынке, event-продукт как и многое другое делиться на 3 сорта: pop, special и luxury. Но самое интересное не в этом – а в том, что один и тот же event-ресурс (например шоу-балет) может в разное время попасть в любую тусовку и быть проданным по совершенно разным ценам – все зависит от того кто и на какое мероприятие его привлек. Поэтому, если какие-то умники думают, что доступ к многочисленному event-ресурсу делает их автоматически «крутыми event-менеджерами», это не так. Самое главное уметь создавать специфический event-продукт, а это уже особые способности.
Возвращаясь к сортам мероприятий, отметим, что pop уровень есть всегда и везде – это бесчисленные мероприятия, уровень организации которых обычно измеряется самодеятельностью. Любая свадьба, куда позвали модный шоу-балет, но поскупились на хорошем организаторе будет иметь pop-уровень (как правило за шоу-балет по незнанию переплачивают в 2 раза дороже). Наблюдения говорят, что такие заказчики желают все контролировать сами, но являясь дилетантами в вопросах организации (конечно, они думают по-другому – ну что ж, удачи!) даже собрав самый лучший event-ресурс не получается создать хороший event-продукт. Итог – переплата в 2 раза, результат – низкий уровень мероприятия.
Special-уровень – это такой когда заказчик отличается благоразумием пригласить event-агентство, но ограничивает его в возможностях. Тогда грамотный event-менеджер комплексно подходит к вопросу и делает лучшее из того, что возможно.
Luxury-уровень – это такой когда поставленная задача обеспечена соответствующим бюджетом и организацией занимаются высокопрофессиональные Event-агентства.
И будьте аккуратны в будущем, помните, что профессиональное не всегда известное, и уж тем более, известное – не всегда профессиональное (особенно у нас в обществе) – это далеко не связанные между собой вещи. Оцените, предварительно пообщавшись с event-агентом, уровень его компетентности. Конечно Вам не всегда будут нужны самые-самые – ведь и денег эти самые возьмут не мало, но то что всегда и везде лучше обратиться к профессионалам – это факт!